كيف تجعل الذكاء الاصطناعي يجيب من ملفاتك (PDF وصور)

عندك المنيو صورة، وقائمة الأسعار PDF، وتفاصيل خدماتك في كتيّب، وعملاؤك يسألون عنها كل يوم على واتساب. بدل أن تنسخ الإجابات من هذه الملفات يدوياً، ارفعها مرة واحدة في أتمت شات، ودع الذكاء الاصطناعي يجيب عملاءك منها على مدار الساعة.

في هذا المقال نشرح ما الملفات التي يقرؤها الذكاء، وكيف ترفعها، وكيف يستخدمها في إجاباته، وماذا يفعل حين لا يجد الإجابة فيها.

ما معنى أن يجيب الذكاء الاصطناعي من ملفاتك؟

يرد الذكاء الاصطناعي في أتمت شات على عملائك من معلومات نشاطك. وهي ما تكتبه في إعدادات الذكاء من «التعليمات الرئيسية» و«معلومات نشاطك» و«سياسات نشاطك»، وما ترفعه من ملفات في «ملفات نشاطك»، وهي قاعدة المعرفة.

حين يسأل العميل سؤالاً، يبحث الذكاء في ملفاتك عن المقاطع الأقرب لسؤاله، ويجيب من نصها. فإذا سأل عميل مطعمك عن سعر طبق، يجد الذكاء السعر في صورة المنيو التي رفعتها ويجيبه.

قاعدة المعرفة مصممة للأنشطة التجارية التي ليس لها متجر إلكتروني. أما المتجر على سلة أو زد أو شوبيفاي فمنتجاته وأسعاره تصل الذكاء من المتجر نفسه، ولا يحتاج إلى رفعها.

متى تكتب المعلومة نصاً، ومتى ترفعها ملفاً؟

ليست كل معلومة تحتاج ملفاً. القاعدة البسيطة:

• اكتبها نصاً في «معلومات نشاطك» إذا كانت قصيرة وثابتة ويسأل عنها أغلب العملاء: الموقع، وساعات العمل، وطرق الدفع، وطريقة الحجز أو الطلب. يعرفها الذكاء دون أن يبحث عنها.
• اكتبها في «سياسات نشاطك» إذا كانت قاعدة يلتزم بها نشاطك: الإلغاء والاسترجاع ورسوم التوصيل والضمان.
• ارفعها ملفاً إذا كانت طويلة أو كثيرة التفاصيل، أو موجودة عندك أصلاً في ملف: المنيو كاملاً، وقائمة الأسعار، وكتيّب الخدمات، والكتالوج، والعروض الموسمية.

وبهذا يجد الذكاء الأساسيات في النص مباشرة، ويبحث في ملفاتك عن التفاصيل.

ما الملفات التي يقرؤها الذكاء الاصطناعي؟

يقرأ الذكاء في أتمت شات هذه الأنواع، ولكل نوع حد للحجم:

• PDF: حتى ٢٠ ميغابايت و٢٠٠ صفحة.
• صور JPG وPNG وWebP وHEIC: حتى ١٠ ميغابايت للصورة.
• فيديو MP4 أو MOV: حتى ٩٠ ميغابايت و١٠ دقائق.
• صوت MP3 أو WAV: حتى ٢٥ ميغابايت و٣٠ دقيقة.
• نصوص TXT أو Word ‏(DOCX): حتى ٥ ميغابايت.

ولا يقرأ ملفات Excel أو PowerPoint أو ملفات Word القديمة (DOC)، ولا الملفات المحمية بكلمة مرور. حوّل هذه الملفات إلى PDF قبل رفعها.

كيف يقرأ الذكاء صورة المنيو أو قائمة الأسعار؟

حين ترفع صورة، يكتب الذكاء كل ما فيها من كلمات وأرقام وأسعار وأسماء وصفوف جداول كما هي، بلغتها الأصلية دون ترجمة، ويضع كل سعر في السطر نفسه مع صنفه، ثم يضيف وصفاً قصيراً لما في الصورة. لذلك تصلح صورة المنيو أو لوحة الأسعار المعلّقة في محلك مصدراً لإجاباته.

وفي الفيديو يكتب الكلام نصاً حرفياً، ويصف المشاهد باختصار. فإذا كان عندك فيديو يشرح خدماتك أو جولة في عيادتك، يستطيع الذكاء أن يجيب مما قيل فيه. وفي الصوت يكتب الكلام نصاً كذلك.

ثم يبحث الذكاء في هذا النص المكتوب حين يسأله العميل. فكلما كانت الكتابة في الصورة أوضح، والكلام في الفيديو أنقى، كانت الإجابة أدق.

كيف ترفع ملفاتك؟

1. افتح «إعدادات الذكاء» في لوحة التحكم.
2. انزل إلى بطاقة «ملفات نشاطك».
3. اضغط «رفع ملف» واختر الملف من جهازك.

بعد الرفع يظهر بجانب كل ملف حالته:

• «جارٍ التجهيز»: الذكاء يقرأ الملف الآن، وقد يستغرق الفيديو بضع دقائق.
• «جاهز»: الذكاء يجيب منه.
• «تعذّر التجهيز»: لم يكتمل التجهيز، ويظهر بجانب الملف السبب وما تفعله، مثل ملف محمي بكلمة مرور فترفع نسخة دون حماية، أو انتهاء رصيد الذكاء لهذا الشهر فتعيد رفعه بعد تجديد الرصيد.

أما الملف الأكبر أو الأطول من الحد المسموح لنوعه، فيُرفض عند الرفع نفسه برسالة تقول ذلك.

ولا تحتاج أن تبقى في الصفحة أثناء التجهيز، فالحالة تتحدث وحدها.

كيف تبدو إجابة الذكاء من ملفاتك؟

مثال: رفع مطعم صورة المنيو، وبجانب كل طبق سعره. يسأل عميل: «بكم البرجر؟» فيبحث الذكاء في ملفات المطعم، ويجد سطر البرجر في المنيو، ويجيب بالسعر المكتوب فيه.

وحين يسأل العميل سؤالاً يحتاج أكثر من ملف، كأن يسأل عن سعر خدمة ومدتها، يجمع الذكاء الإجابة من المقاطع التي يجدها. ويجيب من النص الموجود في ملفاتك فقط، ولا يضيف إليه من عنده.

ماذا يحدث إذا لم يجد الذكاء الإجابة في ملفاتك؟

لا يخمّن الذكاء، ولا يقول «لا نقدم هذه الخدمة». إذا لم يجد الإجابة في ملفاتك ولا في معلومات نشاطك، يحوّل المحادثة لفريقك:

• يتوقف الذكاء عن الرد في تلك المحادثة، ويصل العميل تأكيد بأن فريقك سيكمل معه.
• يصلك تنبيه في لوحة التحكم وعلى بريدك، وعلى رقم واتساب للتنبيهات إذا كان لديك رقم مربوط بقنوات أتمت شات.

هكذا لا يصل عميلك معلومة خاطئة، وتعرف أنت أي الأسئلة تنقص ملفاتك.

متى يعود الذكاء للرد في المحادثة؟

بعد أن يحوّل الذكاء محادثة لفريقك، يعود ليرد على رسالة العميل التالية إذا مرّت ٢٤ ساعة دون رد من فريقك أو منه، حتى لو كان العميل قد كتب خلالها. ويعود فوراً إذا أزلت من المحادثة وسم التصعيد. فلا يبقى عميلك بلا رد إذا انشغل فريقك.

ماذا لو اختلف الملف عن معلومات نشاطك؟

ما تكتبه بنفسك في «معلومات نشاطك» و«سياسات نشاطك» يُقدَّم على ما في الملفات. فإذا غيّرت سعراً، حدّثه في النص المكتوب ولو لم تغيّر الملف بعد، وسيعتمد الذكاء ما كتبته.

والأفضل أن تحذف الملف القديم وترفع الجديد متى تغيّرت قائمة أسعارك، حتى لا تبقى نسختان مختلفتان.

ماذا ترفع حسب نوع نشاطك؟

• المطاعم والمقاهي: صورة المنيو أو ملفه، وقائمة مناطق التوصيل، والعروض الحالية.
• العيادات: ملف الخدمات وأسعارها، وجدول أوقات الأطباء. والذكاء يجيب عن أوقات الأطباء كما في الجدول، لكنه لا يرى المواعيد المحجوزة ولا يحجز. فإذا كتبت طريقة الحجز في معلومات نشاطك أعطاها للمراجع، وإلا حوّل الطلب لموظف الاستقبال.
• الصالونات: قائمة الخدمات والأسعار، أو صورة لوحة الأسعار في المحل.
• العقار: بروشورات المشاريع ومخططاتها وفيديوهات الجولات.
• الخدمات المنزلية: قائمة الأسعار، والأحياء التي تغطيها، وشروط الضمان.
• التعليم والتدريب: جدول الدورات ورسومها ومتطلبات التسجيل.

على أي رقم يجيب الذكاء من ملفاتك؟

يجيب الذكاء من ملفاتك على الرقم الذي يرد عليه:

• إذا كان لديك رقم على الربط الرسمي (WhatsApp API): يرد الذكاء عليه، ويكون مفعّلاً في البداية.
• إذا كان رقمك مربوطاً بقنوات أتمت شات فقط: يرد الذكاء عليه بعد أن تفعّله من إعدادات الذكاء.

وإذا كان لديك الاثنان على رقمين مختلفين، فالذكاء يرد على رقم الربط الرسمي فقط. ولا يرد الذكاء في مجموعات واتساب، ومن باقة برو تظهر رسائل المجموعات التي تختارها في صندوق المحادثات ليرد عليها فريقك.

في أي باقة تتوفر قاعدة المعرفة؟

من باقة برو في باقات الأعمال، مع الرد بالذكاء الاصطناعي على واتساب. وتجربة باقات الأعمال المجانية تفتح لك كل مميزات باقة ألترا لمدة ١٤ يوماً بدون بطاقة، وقاعدة المعرفة منها، فتجرّبها بملفاتك الحقيقية قبل أن تختار باقتك.

وفهم الصور والملاحظات الصوتية وملفات PDF التي يرسلها العملاء ميزة أخرى، من باقة ألترا، تفعّلها من إعدادات الذكاء.

كيف تجعل ملفاتك تعطي إجابات أدق؟

• اكتب الأسعار نصاً واضحاً: صورة المنيو المقروءة أفضل من صورة مائلة أو معتمة، وPDF المكتوب أفضل من PDF مصوّر.
• ملف لكل موضوع: قائمة الأسعار في ملف، والسياسات في ملف، ودليل الخدمات في ملف. يسهّل هذا على الذكاء إيجاد المقطع الصحيح.
• احذف القديم: لا تترك قائمتي أسعار من سنتين مختلفتين.
• اكتب الأساسيات في «معلومات نشاطك»: الموقع وساعات العمل وطرق الدفع تكتبها نصاً في الإعدادات، فيعرفها الذكاء دون بحث.
• راجع المحادثات أول أسبوع: الأسئلة التي حوّلها الذكاء لفريقك تخبرك بما ينقص ملفاتك.

كيف تختبر إجابات الذكاء قبل أن يراها عملاؤك؟

بعد أن تصبح ملفاتك «جاهز»، اسأل رقمك من جوال آخر الأسئلة التي يسألها عملاؤك فعلاً، بالكلمات التي يستخدمونها: سعر صنف بعينه، ومدة خدمة، ومنطقة توصيل. ثم قارن كل إجابة بالملف نفسه.

إذا جاءت إجابة ناقصة، فغالباً المعلومة غير مكتوبة بوضوح في الملف، أو مكتوبة في ملفين بصيغتين. وإذا حوّل الذكاء سؤالاً لفريقك، فالمعلومة غير موجودة في ملفاتك ولا في معلومات نشاطك. أضفها نصاً في «معلومات نشاطك» إن كانت قصيرة، أو في ملف إن كانت طويلة، ثم أعد السؤال.

كيف تبدأ؟

1. سجّل في أتمت شات واربط رقم نشاطك.
2. اكتب «معلومات نشاطك» و«سياسات نشاطك» في إعدادات الذكاء.
3. ارفع ملفاتك في «ملفات نشاطك»، وانتظر حتى تصبح «جاهز».
4. أرسل لرقمك سؤالاً من جوال آخر، وتأكد من الإجابة.

قارن باقات الأعمال واختر ما يناسب نشاطك في صفحة الأسعار.